Trong suốt 3 năm làm kế toán, tôi dùng hàm FLOOR để làm tròn các khoản chi phí âm trong báo cáo tài chính. Mỗi tháng, tổng lệch 50-80 nghìn đồng so với số liệu thực tế. Tôi nghĩ đó là lỗi làm tròn bình thường cho đến khi phát hiện hàm FLOOR.MATH trong Excel 2013. Giờ đây, số liệu chính xác tuyệt đối, không còn sai số nào.
Hàm FLOOR làm tròn số âm theo hướng sai
Tháng 3/2022, tôi nhận được cảnh báo từ kế toán trưởng: báo cáo lãi lỗ có sai lệch nhỏ ở mục hoàn tiền khách hàng. Số liệu gốc là âm 12.345.678 đồng, nhưng sau khi làm tròn xuống hàng nghìn bằng hàm FLOOR thành âm 12.346.000 đồng.
Công thức tôi dùng:
=FLOOR(-12345678, 1000)Kết quả: -12.346.000 đồng (sai 322 đồng)
Vấn đề nằm ở cách hàm FLOOR xử lý số âm. Nó làm tròn ra xa số 0, nghĩa là âm 12.345.678 sẽ thành âm 12.346.000 thay vì âm 12.345.000 như tôi mong đợi. Với hàng trăm dòng dữ liệu âm mỗi tháng, sai số tích lũy lên đến hàng chục nghìn đồng.
Tôi từng nghĩ đây là quy tắc toán học chuẩn, nhưng không phải vậy. Kế toán cần làm tròn số âm về phía 0, không phải ra xa 0. Một khoản hoàn tiền âm 12.345.678 đồng khi làm tròn hàng nghìn phải là âm 12.345.000 đồng mới đúng.
Phát hiện FLOOR.MATH sau một lần tìm kiếm Google
Tháng 9/2022, tôi gõ Google cụm từ “làm tròn số âm về 0 trong excel”. Kết quả đầu tiên chính là hàm FLOOR.MATH, được Microsoft giới thiệu từ Excel 2013. Điểm khác biệt quan trọng nhất là tham số thứ ba có tên gọi là “mode” – chế độ làm tròn.
Cú pháp đầy đủ:
=FLOOR.MATH(số cần làm tròn, [bội số], [chế độ])Tham số chế độ quyết định hướng làm tròn số âm:
- Bỏ trống hoặc bằng 0: Làm tròn ra xa số 0 (giống FLOOR)
- Bằng 1: Làm tròn về phía số 0 (đúng với kế toán)
Công thức mới của tôi:
=FLOOR.MATH(-12345678, 1000, 1)Kết quả: -12.345.000 đồng (chính xác tuyệt đối)
Chỉ cần thêm số 1 vào cuối công thức, tất cả số âm đều được làm tròn đúng hướng. Tôi test với 50 trường hợp khác nhau, từ số nhỏ đến hàng tỷ, kết quả luôn chính xác.
Tham số mode thay đổi hoàn toàn cách làm việc
Sau khi hiểu rõ tham số mode, tôi nhận ra mình đã bỏ qua một tính năng quan trọng suốt 3 năm. FLOOR.MATH không chỉ sửa lỗi làm tròn mà còn linh hoạt hơn FLOOR rất nhiều.
So sánh trực tiếp:
| Trường hợp | FLOOR | FLOOR.MATH (mode=1) |
|---|---|---|
| -2.567 làm tròn 0,5 | -3 | -2,5 |
| -125.834 làm tròn 100 | -125.900 | -125.800 |
| -0,789 làm tròn 0,1 | -0,8 | -0,7 |
Điểm khác biệt rõ ràng: FLOOR luôn tạo ra số tuyệt đối lớn hơn với số âm, còn FLOOR.MATH với mode bằng 1 tạo ra số tuyệt đối nhỏ hơn. Trong kế toán, ta luôn cần số tuyệt đối nhỏ hơn khi làm tròn các khoản âm.
Ưu điểm khác của FLOOR.MATH:
- Tham số bội số có thể bỏ qua, mặc định làm tròn xuống số nguyên
- Không báo lỗi NUM khi số dương kết hợp với bội số âm
- Làm việc tốt với cả số thập phân và số nguyên
Ví dụ đơn giản:
=FLOOR.MATH(4,567) → Kết quả: 4
=FLOOR.MATH(-4,567, , 1) → Kết quả: -4Chỉ cần 1 tham số, hàm vẫn hoạt động hoàn hảo. FLOOR yêu cầu phải có đủ 2 tham số nếu không sẽ báo lỗi.
Áp dụng vào báo cáo thực tế
Tháng 10/2022, tôi thay thế toàn bộ công thức FLOOR bằng FLOOR.MATH trong file báo cáo tài chính tổng hợp. File có 847 dòng dữ liệu, trong đó 312 dòng là số âm cần làm tròn.
Quy trình thay thế:
- Tìm tất cả công thức FLOOR bằng tổ hợp phím Ctrl + F
- Chọn thay thế bằng FLOOR.MATH và thêm tham số mode bằng 1
- Kiểm tra lại 20 dòng ngẫu nhiên để đảm bảo chính xác
Kết quả sau 1 tháng:
- Sai số tổng giảm từ 78.000 đồng xuống 0 đồng
- Thời gian đối chiếu giảm từ 45 phút xuống 10 phút
- Kế toán trưởng không còn phải hỏi lại số liệu
Điều bất ngờ nhất là một số bộ phận khác cũng gặp vấn đề tương tự. Phòng kinh doanh làm tròn các khoản chiết khấu âm, phòng kho làm tròn giá trị hao hụt. Sau khi chia sẻ, 3 phòng ban đều chuyển sang dùng FLOOR.MATH.
Bài học quan trọng về đọc tài liệu kỹ
Hàm FLOOR.MATH có trong Excel từ phiên bản 2013, nhưng tôi mãi đến năm 2022 mới biết. Lý do là tôi không đọc kỹ phần cập nhật tính năng mới của Excel, cứ nghĩ FLOOR là đủ dùng.
Giờ đây mỗi khi Microsoft phát hành bản cập nhật Excel, tôi dành 30 phút đọc danh sách hàm mới. Tháng trước, tôi phát hiện hàm XLOOKUP tốt hơn VLOOKUP rất nhiều. Có lẽ tôi lại bỏ lỡ nó thêm vài năm nữa nếu không đọc tài liệu.
3 lời khuyên từ sai lầm của tôi:
- Kiểm tra hướng làm tròn số âm trước khi dùng công thức mới
- Đọc tài liệu chính thức từ Microsoft, không chỉ dựa vào kinh nghiệm
- Test công thức với cả số dương và số âm để phát hiện vấn đề sớm
FLOOR.MATH hoạt động trên Excel 2013 trở lên, bao gồm cả Excel cho web và Office 365. Nếu bạn vẫn dùng Excel 2010 trở về trước, hãy kết hợp hàm ABS và IF để tạo logic tương tự. Đối với số âm cần làm tròn chính xác, FLOOR.MATH với mode bằng 1 là giải pháp tốt nhất hiện nay.
